Chi ha detto che gli eventi professionali devono essere “noiosi”?
Nessuno! La risposta è differenziarsi e creare un’esperienza positiva e significativa per gli organizzatori, gli stakeholder e i partecipanti. 

Individuare il tema e i contenuti dell'evento è quindi una fase cruciale durante la pianificazione. Dopo aver individuato gli obiettivi, i partner, il target visitatori e la location, arriva il momento di creare i contenuti dell’evento. La risposta alla domanda WHAT? , qual è il contenuto dell’evento,  deve armonizzarsi alle risposte delle altre domande.

Cos’è il Theme Management?

“L'applicazione dei principi dello sviluppo del tema e dell'iconografia culturale per comunicare e integrare l’obiettivo, il messaggio, l'immagine e il marchio dell’evento."

In questa tabella vengono riassunte tutte le fasi che servono ad individuare, sviluppare e creare i contenuti dell'evento.

Funzioni Elementi
Tema Principale
  • Catturare l’attenzione e creare interesse e coinvolgimento
  • Comunicare e rinforzare lo scopo e il messaggio
  • Stabilire un contesto e creare aspettativa nei partecipanti
  • Integrare in un insieme coerente
Sviluppo del tema
  • Stabilire obiettivi e aspettative
  • Identificare il nucleo del concept, i topics e i messaggi
  • Creare dimensioni multiple
  • Sviluppare una chiara descrizione del concept
Iconografia
  • Identificare e capire le icone culturali
  • Incorporare immagini e concetti familiari
  • Rispettare la diversità individuale e culturale
  • Utilizzare elementi simbolici e simboli
Creatività
  • Utilizza un ampio spettro di stimoli
  • Fai esercizi che generino idee
  • Elimina i luoghi comuni
  • Combina e crea collegamenti tra idee
Integrazione del tema
  • Visualizza e collega tutti gli elementi al tema
  • Utilizza i 5 sensi
  • Integra il brand con tutti gli aspetti dell’esperienza dell’evento
  • Verifica la praticità logistica e operativa

http://www.juliasilvers.com/embok/Guide/DSN/Theme/theme.htm

Case Study: Elettroexpo 2018

Analizziamo questi aspetti prendendo come caso l’evento Elettroexpo2018 organizzata da Marchiol: una fiera sul materiale elettrico che ha come target di visitatori gli operatori del settore. 

Scelta e sviluppo del tema: il viaggio

Il tema scelto per questo evento è il viaggio che richiama l’immaginario della scoperta, avventura e oggetti come la valigia, il passaporto, i controlli prima della partenza. 

I visitatori intraprendono un viaggio all’interno del mondo del materiale elettrico: un itinerario tra aziende, prodotti, persone. Il nucleo del concept, il viaggio, è stato declinato in diversi aspetti con l’obiettivo di trasmettere un messaggio e una comunicazione chiara, vediamo come. 

Iconografia

Identificare e capire quali sono le immagini e i concetti familiari che rimandano al tema è importante per dare un messaggio diretto e intuitivo ai partecipanti e aiuta gli organizzatori a non andare “fuori tema”.

Il viaggio rimanda a diversi mezzi di trasporto e diversi tipi di oggetti come la valigia, lo zaino. Individuare quale tipo di viaggio si vuole utilizzare serve ad individuare gli elementi simbolici.  La semplicità è la parola d’ordine: i simboli devono essere pochi e legati tra loro per non creare confusione nel visitatore.

Il macro tema: appena si entra, una grafica identifica subito il tema: “Inizia il tuo viaggio”. 

Elettroexpo: macro tema

Elettroexpo: macro tema

 

La declinazione del macro tema: l’allestimento dei padiglioni è incentrato sull’iconografia del viaggio in aereo. Al posto dell’ingresso c’è il check-in con la possibilità di imbraco immediato per chi ha già il biglietto.  Al posto delle classiche indicazioni dei padiglioni si trova la riproduzione di uno schermo delle partenze degli aeroporti che segnala le aree tematiche espositive. 

Il viaggio in aereo rimanda anche ad altri simboli come il passaporto e la valigia che sono stati utilizzati in modo creativo per coinvolgere i visitatori. 

Elettroexpo: declinazione del tema principale

Elettroexpo

 

Creatività 

La creatività è l’arte di sommare due e due ottenendo cinque. (Arthur Koestler)

Fiera professionale, materiale elettrico e viaggio. Apparentemente le prime due parole non c’entrano nulla con la terza.  Ecco come sono stati combinati questi tre elementi per coinvolgere il visitatore:

L’expo tour.  Durante il viaggio, sia i visitatori che gli espositori vengono coinvolti in un gioco. I visitatori hanno a disposizione un passaporto e devono raccogliere i “visti”, dei semplici timbri, visitando gli espositori. Una volta completato il passaporto, possono ritirare una valigia piena di prodotti del territorio. Questo gioco ha come obiettivo quello di incentivare i visitatori a fermarsi agli stand.

Social Wall: ogni viaggio indimenticabile è accompagnato dalle foto! I visitatori possono scattare delle foto ricordo presso lo spazio dedicato, da condividere sui canali social.

Gadget: i gadget riflettevano l’immagine coordinata, di colore giallo e legati al tema del viaggio.

 

Integrazione del tema:

Tutti gli elementi devono essere integrati tra loro e con il brand in maniera semplice e intuitiva, 

La comunicazione di promozione della fiera è stata programmata tenendo conto del tema prescelto e creando un’immagine coordinata utilizzando il giallo come colore della manifestazione. Il giallo è stato utilizzato non solo per la comunicazione promozionale, ma anche per segnalare in fiera i servizi, le uscite, i padiglioni. 

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Multipotenziale. Nel 🌎 del Marketing & eventi. Curiosità e viaggi nel dna. 🇮🇹: 50% veneta, 50% pugliese. Vivo tra Padova e Bologna.

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